UNA HISTORIA DE SIGNUM - MAYO 2024

Gobierno de Monterrey se despide del papel y dice ¡hola! a una mayor eficiencia en sus oficios

La Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto (SIGA) del municipio de Monterrey estrena Signum, su nueva plataforma de oficios digitales, reduciendo tiempos de trabajo, y recortando costos en presupuesto público.

Quiero conocer la solución

Guadalupe, N.L., un municipio más competitivo gracias a la tecnología

El Gobierno de Guadalupe, N.L. inició un proyecto de mejora regulatoria y transformación digital en 2019, +60 funcionarios brindan servicio para ofrecer una mejor calidad de vida a su comunidad.

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Gobierno de Monterrey se despide del papel y dice ¡hola! a una mayor eficiencia en sus oficios

La Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto (SIGA) del municipio de Monterrey estrena Signum, su nueva plataforma de oficios digitales, reduciendo tiempos de trabajo, y recortando costos en presupuesto público.

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Gobierno de Monterrey se despide del papel y dice ¡hola! a una mayor eficiencia en sus oficios

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6

meses de implementación

+40

funcionarios públicos trabajando en el proyecto

+$9M

MXN Ahorro estimado para la administración municipal

Desafío

El gobierno de Monterrey, a través de la Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto, convocó en 2023, por segundo año consecutivo, a la ciudadanía a participar en un concurso para resolver distintas problemáticas públicas usando tecnologías digitales.

El 2 de mayo de 2023, se dieron a conocer los dos retos de la convocatoria. El primer reto, titulado “Burocracia sin papel”, invitó a desarrollar un sistema digital de oficios para el municipio de Monterrey, para disminuir el uso de papel, y eliminar costos materiales y de tiempo que implican. 

Al día de hoy, los oficios gubernamentales siguen siendo el formato oficial por el cual las diferentes dependencias de gobierno se comunican. Esencialmente, se trata de documentos en papel que detallan solicitudes, instrucciones, informes y respuestas sobre asuntos administrativos, legales o de gestión gubernamental, y llevan firmas y sellos oficiales. Gran parte del tiempo de servidores públicos se va en trabajar e intercambiar estos oficios, que conllevan gastos en transporte como gasolina, estacionamientos y peajes, pero también en papel, tinta, tiempos de traslados de funcionarios públicos, entre otros.

Cívica Digital respondió con entusiasmo a este llamado aplicando a la convocatoria. 

Solución

Para reducir los costos y tiempo invertidos en los oficios de la administración municipal, Cívica Digital planteó la implementación de una plataforma de software para digitalizarlos, con la principal característica de que sería fácil e intuitivo de usar. Esta solución se llama Signum

Signum proveería acceso a los oficios desde cualquier dispositivo, accesibles las 24 horas, los 7 días de la semana. Permitiría el rápido envío y recepción de los documentos 100% digitales, y eliminaría la necesidad de imprimirlos y trasladarlos físicamente. 

Esta aplicación web, siempre disponible, tiene una capacidad sin precedentes de proteger los oficios, y de proveer una trazabilidad mucho más robusta. La implementación de la firma electrónica avanzada agregan una capa más de seguridad y trazabilidad, cumpliendo con el marco legal vigente para la validez de los oficios digitales.

La plataforma actúa también como una herramienta de diseño o construcción rápida de oficios, con la posibilidad de homologar el formato único de la administración municipal de Monterrey, y de crear plantillas desde cero. Signum también permite trazar todos los cambios y colaboraciones entre funcionarios y Directivos en un solo oficio, y cuenta con una bandeja de entrada propia para cada funcionario, para poder procesar y colaborar en cada uno. 

Adicionalmente, Signum permite integraciones diversas por medio de APIs, entre muchos más beneficios.

Resultados

Un Gobierno Digital de clase mundial

Con el uso de Signum, el gobierno de Monterrey goza de una mayor eficiencia en la administración municipal. En efecto, el tiempo promedio de creación, procesamiento, recepción, firmas y resolución de oficios disminuirán drásticamente.

El gobierno de Monterrey ahora trabaja implementando las mejores prácticas de Gobierno Digital a nivel internacional, ahorrando en presupuesto y optimizando recursos por cada oficio. Además, funcionarias, funcionarios y personal directivo reportan una mayor satisfacción en su trabajo.

Un municipio que toma decisiones con datos

Signum permite al gobierno de Monterrey generar métricas e indicadores relevantes para su gestión, pues tiene datos ahora sobre el tiempo de atención y respuesta de cada oficio, y sobre todo, permite medir la productividad y la eficiencia de funcionarias y funcionarios públicos. 

Conociendo estos datos, la administración municipal podrá tomar mejores decisiones en cuanto a la distribución de trabajo entre su personal, y podrá alocar tiempos y recursos de manera más adecuada.

Impacto positivo en el medio ambiente

Digitalizar oficios no implica solamente una mejor gestión administrativa y gubernamental, es un cambio de paradigma para reducir el impacto medioambiental.

El ahorro en papel implica la conservación de recursos naturales y la eliminación de la necesidad de transportar oficios reduce la huella de carbono.

Sin duda, funcionarias y funcionarios hacia adentro del municipio se encuentran contentos de implementar prácticas de trabajo más sustentables y congruentes con su compromiso medioambiental. Desde Cívica Digital nos complace poder contribuir a estos cambios hacia una gestión más sostenible.

Testimonio
Gobierno municipal de Guadalupe, nl

"Hacer equipo con Cívica Digital utilizando Urbem, nos ha impulsado a ser un municipio más competitivo al contar con tecnología que permite acercar los más de 100 trámites y servicios que ofrecen poco más de 12 Secretarías distintas, a la ciudadanía y empresarios del municipio, mejorando así su calidad de vida con la atención remota en nuestra ventanilla virtual."

CP. Gustavo Díaz Diego | Director General de Fiscalización, Control y Vigilancia
Lic. Mauricio Garza Alanís | Coordinador General de Mejora Regulatoria
Irma González Aguirre

“Ha sido una herramienta muy emocionante de implementar. Hay proyectos en el gobierno que son muy difíciles de implementar, que cuestan… cambios que dan un poco de miedo. La verdad es que, con signum, hemos visto muchísima apertura, porque los beneficios son muy tangibles. Es muy sencillo entender que este cambio es algo que viene con los tiempos, con la tecnología, con la actualización y la innovación del gobierno. Hemos tenido una perspectiva muy abierta de parte de todos los participantes y, en general, sí se siente como un paso adelante muy importante.”

Coordinadora de Proyectos en la Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto del Municipio de Monterrey
Irma González Aguirre

“Ha sido una herramienta muy emocionante de implementar. Hay proyectos en el gobierno que son muy difíciles de implementar, que cuestan… cambios que dan un poco de miedo. La verdad es que, con signum, hemos visto muchísima apertura, porque los beneficios son muy tangibles. Es muy sencillo entender que este cambio es algo que viene con los tiempos, con la tecnología, con la actualización y la innovación del gobierno. Hemos tenido una perspectiva muy abierta de parte de todos los participantes y, en general, sí se siente como un paso adelante muy importante.”

Coordinadora de Proyectos en la Secretaría de Innovación y Gobierno Abierto del Municipio de Monterrey
Irma González Aguirre

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