Mejora Regulatoria como catalizadora de la Innovación Pública

Hace 3 años, se dio a conocer en el Diario Oficial de la Federación ( DOF, 2019 ) la Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria del Gobierno de México, que busca :

“… establecer normas claras de trámites y servicios simplificados, así como de instituciones eficaces para su creación y aplicación, que se orientan a obtener el mayor valor posible de los recursos disponibles y del óptimo funcionamiento de las actividades comerciales, industriales, productivas, de servicios y de desarrollo humano de la sociedad en su conjunto” *

Siempre para el beneficio de la ciudadanía y con la mayor transparencia posible, garantizando la privacidad de los datos.

‍

‍

Son 3 los componentes principales que pretenden regular la Política de Mejora Regulatoria:

• Necesidad de un marco regulatorio nacional claro, definido, óptimo y actual, que permita transparentar el ejercicio de la administración pública, donde se identifiquen autoridades, instituciones, facultades y responsabilidades, etc.
• Mejorar la calidad de los trámites y servicios que proporciona el Estado, ya que son el principal punto de contacto entre gobierno y ciudadanía. Trámites y servicios eficientes, impactará positivamente a la economía de las partes involucradas (ciudadanía, empresas, gobierno). Procesos simplificados, que permiten el uso de tecnologías y que no se encuentran regulados por el marco regulatorio vigente.
• Inspecciones que vigilan o verifican el cumplimiento de la ley, siendo en muchas ocasiones, parte del trámite precio a su resolución y otro punto de interacción con la ciudadanía.

‍

En el siguiente blog nos enfocaremos en el segundo componente, consideramos que mejorar la calidad de los trámites y servicios que proporcionan los gobiernos a la ciudadanía, es vital no sólo para mejorar la economía, sino la calidad de vida de las personas. Mientras que, como empresa de tecnología, vemos un camino claro y viable de mejora a través de la digitalización del sector público.

Rol de la Mejora Regulatoria en el gobierno digital

La digitalización es una de las vías de implementación de mejora regulatoria más claras, por lo que ha resultado fundamental para impulsar la transformación digital de los gobiernos:

Un gobierno antes de la digitalización se enfrenta a barreras como:

• Realizar procesos físicos y manuales, con poca o nula comunicación automatizada entre áreas, lo que da como resultado trámites y servicios de cara a la ciudadanía, lentos y poco eficientes.
• Tiempo en filas del paso ciudadano de una ventanilla a otra, mientras recaba requisitos excesivos para la realización de un trámite.
• Satisfacción de la ciudadanía en la realización de los trámites, así como la confianza de las personas en las instituciones y el manejo de sus datos.
• Corrupción o percepción de ella.

Un gobierno digital desde sus definiciones más antiguas ( Gobierno de México, 2013 ), es aquel que incluye en sus actividades y procesos el uso de las tecnologías informáticas, principalmente el internet, para eficientar la gestión pública, incrementando la transparencia y mejorando la calidad de los servicios a las personas.

Beneficios de la Mejora Regulatoria

De los beneficios más tangibles que trae a la ciudadanía y sus gobiernos la implementación de una buena estrategia de mejora regulatoria es importante resaltar:

Los trámites invisibles

• Facilita la experiencia ciudadana.

1. En buena parte de las ocasiones, el ciudadano toma el rol de mensajero, para realizar subtrámites en distintas “ventanillas” de tal forma que después de un periodo largo y proceso fracturado, logra concretar su trámite central.
2. En la medida en que estos subtrámites pueden ser automatizados o resultar imperceptibles a la ciudadanía, se transmitirá una sensación de atención integral, gracias a la satisfacción que la experiencia pueda generar a las personas.

• Disminución de requisitos.

1. Actualmente los requisitos para diversos trámites fungen el papel de identificar y constatar que una persona es quien dice ser, vive donde dice vivir, trabaja en lo que dice trabajar, etc… una vez validado todo, entonces la persona puede cumplir con sus obligaciones y/ o disfrutar de ciertos beneficios.
2. Al mejorar la comunicación entre áreas y/o dependencias, muchos de los requisitos se pueden comunicar/compartir internamente, sin que el ciudadano haya tenido que recabarlos y entregarlos más de una vez.

El desarrollo de capacidades al interior (capacitación)

• Diseño de servicios. Dejar de diseñar trámites burocráticos o peor aún digitalizar la burocracia, avanzar y aprender a diseñar trámites de calidad, simplificados, eficientes, digitales, siempre con el ciudadano al centro.
• Talleres, capacitaciones. De nada sirve la nueva estrategia si no se asegura su adopción y para ello no basta un manual, sino que se invita a la capacitación constante para que toda persona involucrada en los procesos, aprenda, aporte, mejore y no deje de implementar lo aprendido.
• Encontrar e implementar mejores prácticas. En un escenario relativamente reciente aún se están descubriendo las mejores prácticas de implementación de mejora regulatoria, cada día se aprende y se van recabando aprendizajes que pueden ayudar a otros gobiernos a avanzar.

Conexión regulación e innovación pública (aplicación práctica)

La misión de gobernar no es tarea sencilla, todas las organizaciones de cualquier industria (incluyendo organizaciones gubernamentales) buscan en todo momento hacer lo mejor que se puede con lo que se tiene, llegando a una verdadera optimización de recursos económicos, humanos, tecnológicos y materiales . Tanto las administraciones municipales como estatales se encuentran bajo la lupa durante su gestión y buscan a toda costa mejorar los indicadores económicos y reducir los indicadores de delitos o de desastre, entre otros.

En una realidad que evoluciona constantemente y que es impactada por la tecnología en todos sus sectores, el gobierno no es la excepción, la innovación también debe de impactar al sector público. Un gobierno digital es un indicador de competitividad desde cualquier perspectiva.

Para lograrlo ya hablamos de la importancia de la mejora regulatoria, sin embargo por sí sola no tiene mayor efecto, ya que debe ser implementada en todos los niveles. Para ello resulta imprescindible involucrar y sumar a los agentes del cambio , personas responsables de sus áreas, que desde su especialidad y funciones podrán impulsar la digitalización, iniciando por la cabeza:

• Gubernatura o presidencia municipal. La decisión, principal empuje y evaluación constante deberá llegar desde la cabeza, es imprescindible para que toda área persona involucrada colabore.
• Tesorería y/o finanzas. No sólo por el financiamiento que requiere, sino también porque serán de los primeros en implementar, abriendo canales digitales de recaudación.
• Mejora Regulatoria. Como área o comisión, pero siempre con un responsable que realice la respectiva evaluación de procesos, para planear las mejoras y monitorear el avance de la implementación.
• Tecnologías de la información. Digitalizar trámites y servicios no sólo necesitará de un sistema como Urbem , sino que éste a su vez deberá conectarse con otros sistemas u otras áreas, donde el equipo de TI se encontrará activamente.
• Jurídico. Es importante resaltar que aunque la innovación avanza más rápido que la última legislación, área es fundamental para empujar a la par y actualizar las leyes a favor de las nuevas tecnologías.
• Comunicación. Todo el trabajo no servirá de mucho si no se comunica a las personas de manera coherente y unificada en todos los canales, esta área tendrá un papel fundamental para acelerar la adopción de las nuevas tecnologías por la ciudadanía.

‍

‍

Los distintos agentes del cambio deberán trabajar unidos y fungir como líderes, guía y soporte del resto de las personas y áreas que deberán sumarse al proyecto para generar un cambio cultural , que será uno de los principales desafíos para lograr la implementación del proyecto:

• El trabajo en equipo será fundamental para permear la cultura digital.
• Existirá resistencia al cambio y es natural sentir temor por todo aquello que se desconoce.
• Las barreras y miedos que se van presentando, deben ser enfrentadas de forma positiva y asertiva, individual y grupalmente, así como en la comunicación hacia el interior sobre el proyecto.
• Uno de los objetivos de estos agentes será brindar seguridad, tranquilidad y confianza a los involucrados, para garantizar su colaboración.
• Las cosas van a cambiar, SÍ, pero cambiarán para mejorar.

Echar un vistazo al exterior para conocer mejores prácticas implementadas y el saber de otros gobiernos municipales o estatales que ya han iniciado su transición digital de la mano de la mejora regulatoria, resultará inspirador y esperanzador para aquellos que están en la búsqueda de comenzar ahora mismo.

Una vez tomada la decisión de iniciar, es importante contar con métricas en todo momento que indiquen el avance que se va teniendo en el tiempo con:

• La cantidad de trámites y servicios a digitalizar
• El tiempo que toma realizar cada trámite digital vs el tradicional
• El ahorro de recursos económicos, humanos o incluso en tiempo de servicio
• La adopción y satisfacción de la ciudadanía a los trámites digitales, etc.

Este camino se lee sencillo, pero sabemos por experiencia propia que no lo es y justo por ello, ponemos las mejores prácticas que hemos ido recabando a lo largo de nuestra historia con clientes de gobierno para acompañarles y apoyarles en la implementación de su proyecto de digitalización .

En Cívica Digital no sólo aportamos la tecnología necesaria para la digitalización de trámites y servicios, sino que les brindamos acompañamiento desde la definición del proyecto, plan de acción, implementación e iteración del mismo. Tenemos la sensibilidad de que ningún gobierno y/o equipo de trabajo igual a otro, por lo que ese camino es personalizado a sus necesidades, sin sacrificar calidad en tecnología o servicio.

Herramientas de impacto para la Mejora Regulatoria en trámites y servicios

Buena parte de los Gobiernos de México tienen la necesidad de implementar herramientas para ofrecer sus trámites y servicios a la ciudadanía, pueden ser especializados para un sector o en general. La habilitación de estos portales y/o funcionalidades (entre otros) a la ciudadanía no sólo mejorará con la percepción debilitada que tienen de su gobierno, sino que se reflejará en las evaluaciones de mejores gobiernos, mejores alcaldes, mejores ciudades para vivir, etc.

• RETYS | Registro Estatal de Trámites y Servicios. Herramienta tecnológica que recopila información de los trámites y servicios de las Dependencias y Organismos del Gobierno Estatal.
• Ventanilla Única. Herramienta tecnológica que se diseña para permitir el envío de información electrónica, una sola vez, ante una única entidad para la realización de los trámites y servicios que la entidad ofrece, desde un único sitio.
• SAR | Sistema de Apertura de Empresas. Programa de simplificación, reingeniería y modernización administrativa de los trámites municipales para el inicio de trámites de una empresa de bajo riesgo en un plazo máximo de 3 días hábiles.
• VECS | Ventanilla de Construcción Simplificada. Herramienta que funge como ventanilla única para la emisión de Licencias de Construcción de bajo riesgo e impacto en construcciones de hasta 1,500 m2 en un plazo máximo de 10 días hábiles.
• Expediente Electrónico Único. Es un archivo digital en el que se almacena un conjunto de datos, documentos e información personal, utilizado por las instancias que lo utilizan para simplificar los trámites que requieren hacer una persona.

Si tiene la necesidad de montar alguno de estos portales y/o funcionalidades en su gobierno, sabemos que el tiempo es crítico en una administración municipal y/o estatal. Para ponerlas disponibles a la ciudadanía en tiempo record puedes utilizar Urbem como parte de la solución que te permitirá ofrecer todos los beneficios a la mano de las personas que los necesitan.

‍

Si te interesa montar una de estas soluciones, en Cívica Digital podemos ser tus aliados para implementarlas, envíanos un email a hola@civica.digital o llámanos — 811 577 5135.

‍

_{* De la Fuente, A. y Martínez del Castillo, V. (2019) Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria (1a. ed.), Comisión Nacional de Mejora Regulatoria, https://www.gob.mx/conamer/documentos/estrategia -nacional-de-mejora-regulatoria}