Digitalizando un trámite de gobierno usando Urbem

Digitalizar trámites de gobierno para la ciudadanía puede ser una tarea abrumadora, sobre todo para los equipos a cargo de estos servicios. Si ya cuentas con un mapa de ruta bien trazado, la tarea es mucho más sencilla. Para eso creamos Urbem, tu aliado tecnológico.

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Aquí te platicamos sobre el proceso que entidades de gobierno estatales y municipales han llevado a cabo para lanzar decenas de trámites en línea usando la plataforma de Urbem este 2023, de forma rápida y muy amigable para funcionarias/os públicos. 

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Identificando el objetivo del trámite

Antes que nada, ¿qué se quiere lograr con la digitalización del trámite? Entender el objetivo es clave para diseñarlo de la mejor manera.

Por lo general, nuestros clientes tienen uno o varios de los siguientes objetivos. Buscan:

• Mejorar la experiencia de sus usuarias/os
• Hacer sus trámites más rápidos
• Optimizar procesos
• Automatizar tareas
• Aumentar ingresos
• Llegar a más personas

Puedes lograr todo esto y más con la plataforma de Urbem.

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Trazando la ruta del trámite

Generalmente, los equipos de trabajo en gobierno ya tienen una muy buena idea de qué requisitos, revisiones, inspecciones, vistos buenos y demás pasos son necesarios para tal o cual trámite. Es por esto que, con Urbem, funcionarias y funcionarios son capaces de rápidamente trazar el mapa de ruta de un trámite siendo altamente fieles a cómo son y han sido los procesos en físico, pero más rápido y con más transparencia.

Unos cuantos clics en Urbem te permiten identificar formularios, documentos, citas, costos, información jurídica, plazos y vigencias, procesos, firmas digitales y demás elementos indispensables para lograr un trámite.

Mira esta demostración express de cómo funciona Urbem:

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Asignando administradores

Otra parte importante de la ruta de un trámite es quién va a estar a cargo de ejecutar cada parte del mismo. Desde revisiones de requisitos, hasta la integración del expediente final, con Urbem puedes asignar vistos buenos y revisiones a tus colegas, quienes podrán revisar en tiempo real las tareas que tienen pendientes. ¡No más papeles estacionados en los escritorios!

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Midiendo la efectividad de un trámite

Sabemos que como funcionaria/o, a ti te interesa poder medir la funcionalidad y la eficacia de un trámite. Para ello es necesario tener métricas específicas que te indiquen cómo va la adopción interna (de colaboradores de gobierno) y el uso que la ciudadanía le está dando. 

Digitalizando tu trámite con Urbem, automáticamente podrás visualizar métricas que te ayudan a responder:

1. ¿Cuánta gente ha realizado el trámite en su nueva versión digital en comparación con la anterior?
2. ¿Cuánto se han reducido los costos del trámite?
3. ¿Qué tan satisfechos están las y los usuarios con el trámite?
4. ¿Cuánto tiempo tardan los trámites ahora?
5. ¿Cuál es el nivel de digitalización del trámite? ¿Es un 100%? ¿Existe aún alguna parte en donde todavía se necesite asistir en físico?

Bastante bien, ¿no crees? En este blog te explicamos más a detalle estos indicadores.

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Adaptándonos a tu ciudadanía

Tú sabes mejor que nadie que atender a un empresario joven que quiere registrar su empresa no es lo mismo que atender a una señora de la tercera edad que busca pagar su predial. Cada uno tiene un conocimiento digital distinto, y usan canales de comunicación diferentes. Por esto es importante diseñar trámites que adapten su proceso y sus herramientas para ser de fácil acceso, para que todas y todos logren sus trámites de forma puntual y efectiva.

Nuestros clientes han logrado configurar distintas soluciones con Urbem para mejorar la experiencia de la ciudadanía en un trámite 100% digital, disponible 24/7, accesible para todas y todos. 

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Mejorar, mejorar, mejorar…

Todo proceso va a ser perfectible. Como funcionaria/o de gobierno, tú bien sabes que “el callo” para hacer las cosas bien y a la primera se desarrolla tras muchas repeticiones del proceso. Tú y tu equipo podrán ir identificando, gracias a la rastreabilidad de los procesos y las métricas que Urbem proporciona, en dónde están las trabas. 

Compartimos contigo la filosofía de hacer las cosas mejor, así que puedes confiar en que te ayudaremos a corregir y eficientar cualquier paso dentro de tu proceso que te dé dolor de cabeza. Estamos aquí para ti y para la ciudadanía.

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¿Te preguntas si Urbem funciona? Permítenos compartirte un caso de éxito:

Recientemente, el municipio de Guadalupe empleó Urbem para digitalizar los trámites de su Escuela de Arte y Oficios. Con más de 1800 inscripciones, la nueva modalidad digital de trámites ha hecho de su trabajo uno de gran impacto para la ciudadanía:

Redujo el tiempo de resolución de inscripción de 16 a 0.53 días.
Automatizó los pagos, creando referencias para pagos en efectivo.
Habilitó las notificaciones sobre el proceso de inscripciones a los cursos con WhatsApp.
Y finalmente, ¡aumentó en un 30% la cantidad de inscritos/as en los talleres!

¿Y el equipo de colaboradores del municipio? Disminuyó sus tiempos de operación y gestión de trámites y pagos y mejoró la comunicación del municipio con el equipo de profesores de cada uno de los talleres.

De hecho, con los ajustes realizados, ahora ninguna inscripción requiere la intervención de ningún colaborador. Todo quedó automatizado. ¡Enhorabuena, municipio de Guadalupe, N.L.!

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¿Listo/a para potencializar la transformación digital del sector público con Urbem?

Así como hemos trabajado de la mano con distintos gobiernos, queremos construir junto a ti trámites funcionales y de gran impacto para la ciudadanía. Somos tus aliados tecnológicos.

¡Hablemos! Escríbenos a hola@civica.digital, mándanos un tweet a @civicadigital o llámanos al +52 811 577 5135.

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